A. MÔ TẢ CÁC ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG
-
HR 4.0
là một hệ thống quản lý Nhân sự - Tính lương hiện đại, được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới nhất của Microsoft nhằm trợ giúp tối đa nhà quản lý, phòng Nhân sự theo dõi, nắm bắt kịp thời tại bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào tất cả các thông tin về nhân sự và các hoạt động liên quan đến con người trong Doanh nghiệp, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác về công tác nhân sự trong Doanh nghiệp.
- Phát triển trên nền công nghệ hiện đại nhất hiện nay cho phép khai thác tối đa lợi thế công nghệ để quản trị.
- Báo cáo công việc được lập tại văn phòng hoặc từ bất kỳ đâu có internet, đảm bảo việc thực hiện báo cáo công việc kịp thời, thuận tiện.
- Ban Giám đốc có thể xem báo cáo từ bất kỳ đâu có internet với tài khoản (account) đã được mã hóa và bảo mật.
- Hệ thống mở, linh hoạt: có khả năng tích hợp các module mở rộng, các báo cáo theo yêu cầu một cách dễ dàng.
- Bảo mật và an toàn dữ liệu.
- Được bảo trì và phát triển liên tục, lâu dài.
-
Tính năng ưu việt của
HR 4.0
:
+ Đơn giản, dễ sử dụng, dễ triển khai, chạy ổn định.
+ Chi phí thấp so với sản phẩm cùng loại.
+ Đội ngũ triển khai với hơn nhiều năm kinh nghiệm, am hiểu sâu về nghiệp vụ, nhiệt tình, tận tâm, hỗ trợ kỹ thuật nhanh.
+ Tính lương theo nhiều công thức linh hoạt.
B. SƠ ĐỒ HỆ THỐNG VÀ MÔ HÌNH TRIỂN KHAI DAMI HR 4.0 MỞ RỘNG
Mô hình triển khai phụ thuộc vào các yếu tố:
- Mô hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, bộ phận sản xuất và đơn vị trực thuộc.
- Hạ tầng kỹ thuật bao gồm thiết bị, mạng và phần mềm hệ thống công cụ sẵn có hoặc dự định triển khai (có tư vấn).
- Vị trí địa lý của các đơn vị trực thuộc.
- Hiểu biết về CNTT của các cá nhân tham gia hệ thống.
Mô hình tập trung:
Là mô hình mà tất cả các đơn vị tham gia hệ thống sử dụng chung cơ sở dữ liệu. Khi đó, toàn bộ các ứng dụng đầu cuối có kết nối mạng đến máy chủ cơ sở dữ liệu và thực hiện cập nhật, tra cứu, tổng hợp thông tin từ cơ sở dữ liệu tập trung. Khi đó mô hình mạng tổng quát như sau:
- Cơ quan doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống mạng WAN dùng riêng hoặc sử dụng đường kết nối Internet để trao đổi dữ liệu.
- Khi sử dụng đường kết nối Internet, nên sử dụng ít nhất một public IP để định vị máy chủ trao đổi dữ liệu, sử dụng VPN (mạng riêng ảo) và đặc biệt quan tâm đến cơ chế bảo mật.
- Trong trường hợp các đơn vị trực thuộc có vị trí địa lý cách xa nhau, mỗi đơn vị có số lượng máy tính tham gia khai thác trên 10, nên thiết lập đường kết nối dùng riêng tới máy chủ cơ sở dữ liệu với tốc độ cao (tối thiểu 256Mbps).
Mô hình phân tán:
Là mô hình tổ chức cơ sở dữ liệu cho các cơ quan, doanh nghiệp có mô hình tổ chức phức tạp, có nhiều đơn vị trực thuộc (hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc) được bố trí ở nhiều vị trí địa lý khác nhau.
Mô hình cơ sở dữ liệu phân tán có thể được kết hợp với mô hình tập trung để tạo nên một mô hình kết hợp để phù hợp với đặc thù của từng cơ quan, doanh nghiệp:
- Một số đơn vị dùng chung khi có điều kiện phù hợp về hạ tầng CNTT và hình thức quản lý, ví dụ như công ty và văn phòng công ty.
- Các đơn vị dùng riêng cơ sở dữ liệu khi có vị trí địa lý khác nhau như các đơn vị hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc trong công ty nằm tại các tính khác nhau.
- Các đơn vị có nhu cầu quản lý riêng và chỉ gửi số liệu tổng hợp lên cấp trên.
Đối với cơ sở dữ liệu phân tán, hệ thống hỗ trợ các hình thức trao đổi dữ liệu khác nhau như trao đổi trực tiếp hoặc định kỳ qua mạng (Internet, WAN, LAN), gián tiếp qua thư điện tử hoặc theo hình thức gửi file dữ liệu thông thường.
Mô hình mạng tổng quát cho mô hình cơ sở dữ liệu phân tán được mô tả theo hình vẽ dưới đây:
- Đơn vị 1 và đơn vị 2 cùng chung mạng LAN và máy chủ trung tâm, nhưng cơ sở dữ liệu có thể dùng chung hoặc riêng;
- Đơn vị 3 khác mạng LAN với máy chủ trung tâm, nhưng có thể dùng cơ sở dữ liệu đặt tại máy chủ, cơ sở dữ liệu có thể chung hoặc riêng với đơn vị 1, 2;
- Đơn vị 4 dùng riêng cơ sở dữ liệu và máy chủ nhánh với các đơn vị 1, 2, 3. Dữ liệu được truyền trực tiếp tới máy chủ trung tâm;
- Đơn vị 5 dùng riêng cơ sở dữ liệu đặt tại máy chủ nhánh của đơn vị. Dữ liệu được truyền qua hình thức thư điện tử hoặc theo hình thức gửi file dữ liệu để cập nhật vào cơ sở dữ liệu trung tâm.
C. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH
1. Quản lý hồ sơ nhân viên
- Cho phép thiết lập, khai báo hồ sơ, sơ yếu lý lịch của từng cán bộ nhân viên, bao gồm cả số thẻ, hình ảnh mới nhất: thông tin cơ bản, thành phần gia đình, …
- Công cụ tìm kiếm thông tin về nhân viên theo từ khóa, tên, mã số, … nhanh chóng và đầy đủ trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.
- Cập nhật nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc.
- Cảnh báo về việc gia hạn hợp đồng lao động.
- Báo cáo danh sách nhân viên đang làm việc, nhân viên nghỉ việc, nhân viên nghỉ chế độ.
2. Quá trình học tập
- Mô tả chi tiết quá trình đào tạo của từng nhân viên (kể cả các khóa đào tạo ngắn hạn) theo tháng/năm, trường, khóa, chuyên ngành, trình độ/cấp bậc, kết quả tốt nghiệp, …
- Phân loại nhân viên theo trình độ/cấp bậc, theo chuyên ngành, …
- Công cụ tìm kiếm, tra cứu quá trình học tập của cán bộ/nhân viên bất kỳ theo từ khóa, tên, mã số, … nhanh chóng và đầy đủ trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.
3. Quá trình công tác
- Mô tả chi tiết quá trình công tác của từng nhân viên (kể cả quá trình trước khi làm việc tại Công ty) theo tháng/năm, công ty, công việc/chức vụ đảm nhận, thành tích đạt được, khen thưởng - kỷ luật, mức lương thực tế, lý do nghỉ việc, …
- Công cụ tìm kiếm, tra cứu quá trình công tác của cán bộ/nhân viên bất kỳ theo từ khóa, tên, mã số, … nhanh chóng và đầy đủ trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.
4. Khen thưởng - Kỷ luật
- Cho phép mô tả chi tiết các hình thức khen thưởng – kỷ luật (kể cả ở quá trình công tác trước khi vào Công ty) của từng nhân viên: ngày/tháng/năm ra quyết định, cơ quan/đơn vị ra quyết định, hình thức khen thưởng – kỷ luật, lý do, …
5. Quản lý Tuyển dụng – Đào tạo
- Hệ thống sử dụng các công nghệ hiện đại nhất để thiết lập một quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp – hiện đại – khoa học và cực kỳ thuận tiện, giảm rất nhiều công sức cho cán bộ tuyển dụng, đặc biệt có giá trị với Doanh nghiệp tuyển dụng thường xuyên với số lượng hồ sơ lớn, cụ thể:
- Kết hợp website, lập trang tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ trực tuyến/hoặc qua email.
- Phân loại, sàng lọc hồ sơ theo các tiêu chí đã định nghĩa trước cho từng vị trí tuyển dụng: ví dụ: giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn, số năm kinh nghiệm, chuyên môn, …
- Nhận hồ sơ trực tuyến hoặc nhận qua phần mềm nhận email tự động, sau đó hệ thống tự động lưu trữ hồ sơ ứng viên theo mã số và thời gian, vị trí tuyển dụng.
- Hệ thống tự động báo cáo hồ sơ đạt yêu cầu sơ tuyển, hồ sơ bị loại, … để cán bộ nhân sự xem xét một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác.
- Hệ thống cũng có sẵn email trả lời tự động mỗi khi có hồ sơ được gửi đến.
- Hệ thống cũng có sẵn các mẫu thư mời phỏng vấn (sơ tuyển, vòng loại, trực tiếp) với hình thức, mẫu mã chuyên nghiệp giúp tăng uy tín và hình ảnh Doanh nghiệp.
- Thư viện các bài Test IQ, EQ, GMAT thông thường để lựa chọn và trắc nghiệm trên máy tính cho kết quả ngay sau đó.
- Hệ thống cũng lưu trữ hồ sơ ứng viên, đề Test, kết quả Test, … theo từng đợt tuyển dụng.
- Cho phép xây dựng và triển khai các khóa đào tạo bên ngoài hoặc tại Doanh nghiệp, ghi nhận và đánh giá các khóa đào tạo, của từng nhân viên.
6. Chấm công
- Quản lý chấm công nhanh chóng, chính xác phục vụ việc thống kê và tính lương. Tương thích với mọi loại máy chấm công. Tùy Doanh nghiệp chọn chấm công theo giờ, theo ngày hay theo tháng: kiểm soát vắng mặt, ra/vào, đi muộn/về sớm, ngày nghỉ, ca làm việc, giờ làm thêm …
- Hỗ trợ chấm công theo nhiều hình thức: thời gian, sản phẩm, làm thêm giờ…
- Quản lý chi tiết số ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản… của nhân viên.
- Có thể dùng máy tính chấm công theo mã nhân viên.
- Nếu Doanh nghiệp có những lịch đi ca cần hoán đổi, hệ thống cung cấp công cụ xoay ca làm việc, lịch thay thế nếu phát sinh người thay ca, việc kiểm xoát đi ca trở nên tự động vì nó đã có quy luật và công cụ hỗ trợ là phần mềm.
- Import thông tin từ máy chấm công, từ các tập tin Excel chấm công từ phòng ban chuyển về, giúp Phòng nhân sự không cần nhập liệu lại, tránh sai sót và không mất thời gian làm lại việc chấm công.
7. Tính lương, các thu nhập theo lương, thưởng và các thu nhập khác
- Mỗi doanh nghiệp có cách tính lương riêng, mỗi bộ phận cũng có thể có cách tính lương khác nhau. Nếu Doanh nghiệp có hàng trăm, hàng ngàn nhân viên? Đôi khi sai sót và mất nhiều thời gian để tính lương là điều khó tránh khỏi. Giờ đây, bạn chỉ cần thiết lập phương án lương lúc đầu, và hàng tháng, Phòng nhân sự chỉ cần nhấn vào nút tính lương, hệ thống sẽ tự động tính toán và đưa ra bảng lương chính xác cho từng nhân viên đồng thời dễ dàng in ra bảng lương, phiếu lương cá nhân, gửi mail thông báo lương hay xem thông tin lương trên web.
- Hỗ trợ tính lương theo nhiều hình thức như: thời gian, sản phẩm, doanh số...
- Nhập khẩu thông tin bảng lương từ file excel.
- Hệ thống cũng sẽ tự động lấy dữ liệu từ bảng lương để tính thuế thu nhập cá nhân với các khoản lương chịu thuế thu nhập do Doanh nghiệp định nghĩa và cũng sẽ kết xuất tự động bảng lương tổng hợp và bảng lương chi tiết cho từng nhân viên.
- Được xây dựng mô phỏng như cách tổ chức của Excel, cách viết công thức do bạn đặt tên, tự thêm bớt cột lương, định nghĩa các khoản tính toán và công thức tính trong từng cột lương, Doanh nghiệp sẽ làm chủ cách tính lương của chính mình. Nếu thay đổi quy chế lương không cần phải lo nghỉ, vì bạn tự chỉnh được, bạn có sự hỗ trợ của chuyên viên với thời gian ngắn nhất, vì công việc chỉ là định nghĩa lại công thức tính. Không sửa code, không mất nhiều thời gian và chi phí nữa, và quan trọng nhất là luôn ổn định vì hệ thống đã chuẩn hóa mà không can thiệp tới code của phần mềm.
- Tính thuế TNCN hàng tháng và quyết toán thuế TNCN cuối năm cho từng nhân viên.
- Lập báo cáo thuế TNCN hàng tháng và quyết toán toán thuế cuối năm.
- Quản lý quá trình đóng các khoản BHXH, BHYT, BHTN của nhân viên từ khi đăng ký tham gia cho đến khi nghỉ việc.
- Lập báo cáo thu và thanh toán chế độ liên quan đến các khoản bảo hiểm bắt buộc của Nhà nước.
- Quản lý chi tiết các sự cố phát sinh liên quan đến nhân viên như: kỷ luật, tai nạn lao động, thiên tai hỏa hoạn…
- Tổng hợp giá trị được bồi thường hay phải bồi thường của từng nhân viên liên quan.
- Hỗ trợ nhân viên lập đề nghị tạm ứng và thanh toán tạm ứng trực tuyến.
- Tự động cảnh báo những nhân viên đã quá hạn nhưng chưa thanh toán công tác phí.
- Quản lý việc hoàn thành các thủ tục trước khi nhân viên nghỉ việc.
- Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho nhân viên nghỉ việc.
- Theo dõi việc trả sổ BHXH, thu thẻ BHYT của những nhân viên nghỉ việc.
- Theo dõi các quyết định khen thưởng nhân viên và quá trình thực hiện các quyết định đó.
8. Quản lý trang thiết bị, công cụ lao động
- Hỗ trợ nhà quản lý theo dõi toàn bộ các công cụ, thiết bị, đồng phục, các tài sản đã giao cho nhân viên quản lý sử dụng.
- Cho phép chuyển công cụ từ cá nhân này sang cá nhân khác hay gửi trả về bảo quản cất giữ.
- Cảnh báo, báo cáo tới hạn thay đổi hay cấp phát mới công cụ, đồng phục.
- Báo cáo tập hợp công cụ nhân viên đang giữ và bảo quản.
9. Quản lý lịch làm việc, công tác
Vui lòng xem hình tham khảo.
10. Sổ nhật ký điện tử
- Đây là một sổ ghi chép cá nhân trên máy tính: Cho phép mỗi cá nhân ghi chép tất cả những thông tin cá nhân theo ngày/giờ, nhóm công việc, địa điểm,… một cách thuận tiện.
- Đặc điểm khác biệt chính là khả năng lưu trữ thống nhất và tìm kiếm nhanh kể cả những ghi chép cách đó nhiều năm trong vòng vài giây: liệt kê theo ngày giờ, nhóm công việc, tìm kiếm theo từ khóa hoặc theo nhóm công việc.
11. Quản trị hệ thống
- Phân hệ này điều phối toàn bộ các hoạt động của hệ thống, quản trị người sử dụng và đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu.
- Cho phép khai báo và phân quyền chi tiết cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng: quyền xem những thông tin nào, quyền nhập mới, sửa và xóa dữ liệu nào, giúp người quản trị hệ thống xác định rõ vùng làm việc được phép của từng người dùng trên toàn hệ thống.
- Sao lưu và bảo trì hệ thống theo định kỳ hoặc theo lịch của người quản trị hệ thống giúp hạn chế tối đa tác hại do các sự cố khách quan như virus, hư hỏng phần cứng, …
D. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI & BẢO HÀNH, PHÁT TRIỂN
1.Quy trình triển khai :
Quy trình tiến hành triển khai toàn bộ hệ thống dự định bao gồm các công việc sau:
a. Khảo sát yêu cầu khách hàng (dự kiến 1-2 ngày):
·
Nhân viên DaMi sẽ đến trực tiếp khách hàng khảo sát quy trình quản lý nhân sự.
·
Tập hợp tài liệu liên quan để chuẩn bị thực hiện việc xây dựng chương trình HR 4.0.
b. Xây dựng chương trình HR 4.0 (thời gian phụ thuộc vào yêu cầu khách hàng đưa ra):
·
DaMi dựa theo thông tin khảo sát yêu cầu khách hàng để xây dựng phần mềm tại văn phòng DaMi.
·
Cập nhật chương trình theo yêu cầu khách hàng do thực tế triển khai không phù hợp (nếu có).
c. Tiến trình cài đặt (dự kiến 1-2 ngày):
·
Kiểm tra các PC/Server sẽ cài đặt phần mềm HR 4.0: nếu cần thiết có thể cài đặt lại Windows.
·
Cài đặt phần mềm HR 4.0 trên Server và các máy trạm.
d. Hướng dẫn sử dụng và nhập dữ liệu kiểm tra (dự kiến 07 ngày):
·
Hướng dẫn sử dụng từng phân hệ trong hệ thống.
·
Nhập dữ liệu thử: Khách hàng cần chuẩn bị trước một số số liệu để nhập thử.
·
In báo cáo và đối chiếu, kiểm tra báo cáo.
·
Cách tuỳ biến chương trình theo yêu cầu riêng.
e. Nghiệm thu phần mềm:
·
Sau khi DaMi hoàn tất các yêu cầu, Hai bên tiến hành nghiệm các nội dung đã được ghi trong hợp đồng.
f. Hỗ trợ kỹ thuật:
·
Sau thời gian hướng dẫn sử dụng,
DaMi
tiếp tục hỗ trợ qua điện thoại, fax, email hoặc đến trực tiếp trong
suốt quá trình sử dụng phần mềm.
·
Giải đáp, tư vấn các vấn đề người dùng quan tâm trong quá trình sử dụng.
2. Bảo hành, bảo trì và phát triển :
Dịch vụ bảo hành bao gồm: hỗ trợ qua đường dây nóng (hot-line), trực tiếp tại chỗ người dùng, sửa chữa lỗi kỹ thuật (nếu có) trong vòng
1 - 3 giờ đồng hồ, thường trực 7 ngày/tuần, 24h/ngày
. Thường xuyên thông báo và
cập nhật miễn phí
những công nghệ mới nhất của chương trình.
Toàn bộ hệ thống được bảo hành
12 tháng
. Sau thời gian bảo hành chúng tôi tiếp tục bảo trì và phát triển hệ thống.
E. KẾT LUẬN
Với 15 năm kinh nghiệm triển khai các hệ thống quản lý kế toán/quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là với
những kinh nghiệm đã triển khai thành công cho các Công ty có mô hình tương tự
, chúng tôi chắc chắn rằng sẽ triển khai thành công hệ thống Quản trị Nhân sự - Tiền lương
DaMi HR 4.0
tại Quý Khách hàng.
"Thành công của Quý Khách là Thành công của Chúng tôi"
------oOo------